Donnerstag, 24 März 2016 08:32

12 Tipps für eine erfolgreiche Ausschreibung

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Die Durchführung von Ausschreibungen gehört zum Alltag eines jeden Einkäufers und Unternehmens. Doch trotz der „Alltäglichkeit der Aufgabe“ kommen bei der Durchführung immer wieder Fehler vor. Sie mindern den Erfolg der Ausschreibung deutlich, sind aber leicht zu vermeiden. Der Erfolg einer Ausschreibung basiert zu aller erst auf der sorgfältigen Lieferantenrecherche. Ziel ist es, möglichst viele qualifizierte Wettbewerber und potentielle Ausschreibungsteilnehmer zu identifizieren. Danach wird der durchdachte Aufbau der Ausschreibungsunterlagen und des Ausschreibungsprozesses erfolgskritisch. Was nützt es, die besten Lieferanten identifiziert zu haben, wenn die Ausschreibungsunterlagen fehlerhaft sind oder die Lieferanten nicht zur Teilnahme an der Ausschreibung motivieren? Wir geben Ihnen Tipps an die Hand, die Sie bei der Planung des Ausschreibungsprozesses und der Erstellung Ihrer Ausschreibungsunterlagen berücksichtigen sollten, um bestmögliche Ergebnisse für Ihr Unternehmen zu erzielen. Manch ein Tipp führt zu einem gewissen Mehraufwand im Vorfeld oder während der Durchführung der Ausschreibung. Doch der Einsatz lohnt sich und wird sich im Erfolg Ihrer Ausschreibung deutlich niederschlagen.

Tipp 1: Holen Sie den Lieferanten ab
Da Sie nie sicher sein können, ob die Person, die Ihre Ausschreibungsunterlagen auf den Tisch bekommt, Ihr Unternehmen und Ihre Produkte kennt, sollten Sie Ihr Unternehmen in den Ausschreibungsunterlagen vorstellen. Geben Sie den Lieferanten einen Überblick darüber wer Sie sind und was Sie tun. Denn nichts landet schneller im Papierkorb als ein Schreiben dessen Absender unbekannt ist. Teilen Sie außerdem klar und deutlich die Ziele Ihrer Ausschreibung mit. So sind die Interessenten in der Lage, sich ein Bild von einer möglichen Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen zu machen. Und Sie vermeiden erst am Verhandlungstisch festzustellen, dass die Zielsetzungen beider Seiten nicht kompatibel sind.

Tipp 2: Zeitplan erstellen
Erstellen Sie im Vorfeld der Ausschreibung einen vollständigen Zeitplan, der alle Termine vom Versand der Ausschreibungsunterlagen bis zur Vertragsverhandlung enthält. Zeitpuffer erlauben es, eventuell auftretende Schwierigkeiten bzw. Verzögerungen abzufedern. Fügen Sie Ihren Terminplan den Ausschreibungsunterlagen bei, damit die Lieferanten von Anfang an den Ausschreibungsprozess überblicken und dafür sorgen können, dass auch ihr Ansprechpartner kontinuierlich zur Verfügung steht.

Tipp 3: Zeitpunkt der Ausschreibung
Der Zeitpunkt der Ausschreibung hat starken Einfluss auf den Erfolg der Ausschreibung. Das klingt trivial, wird aber manches Mal übersehen. Achten Sie bei der Planung der Ausschreibung auf die Wahl des richtigen Zeitpunkts und vermeiden Sie Ausschreibungen in den Ferienmonaten Juli, August oder Dezember. In den Sommermonaten ist Urlaubszeit und die Personaldecke über einige Wochen dünner als sonst. Im Dezember ist der Arbeitsalltag der Unternehmen von Jahresabschluss und Weihnachtszeit geprägt. Hohe Teilnahmequoten sind für Ausschreibungen in diesen Zeiträumen nicht zu erwarten, so dass die Erfolgsaussichten für die Ausschreibung von vorneherein gering sind.

Tipp 4: Umgang mit Fragen der Lieferanten
Im Rahmen des Ausschreibungsprozesses sollten Sie den Lieferanten die Gelegenheit geben Rückfragen zur Ausschreibung zu stellen. Es hat sich bewährt, Rückfragen der Lieferanten ausschließlich per E-Mail zuzulassen. Eine entsprechende Anweisung ist den Lieferanten in den Ausschreibungsunterlagen zu geben. Um die Gleichbehandlung der Teilnehmer sicher zu stellen, sammeln Sie die eingehenden Fragen und versenden anschließend einen vollständigen Fragenkatalog und Ihre Antworten gleichzeitig an alle Ausschreibungsteilnehmer. Damit bringen Sie die Wettbewerbsteilnehmer korrekt auf denselben Kenntnisstand.

Tipp 5: Neutrale E-Mail-Adresse
Entgegen allen Anweisungen bleibt es eine Versuchung für manche Lieferanten, durch Kontaktaufnahme mit dem ausschreibenden Unternehmen weitere Informationen zu gewinnen oder sich einen anderen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Stellen Sie von vorneherein nur eine Emailadresse in den Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung, z. B. AusschreibungXY@ IhrUnternehmen.de, und erwähnen Sie in den Unterlagen nicht namentlich den zuständigen Einkäufer oder Mitarbeiter des Fachbereichs. Das wahrt ein gewisses Maß an Anonymität und unterstützt den geregelten Ablauf der Ausschreibung.

Tipp 6: Briefen Sie Ihren Fachbereich, den Einkauf und die Telefonzentrale
Da, wie im Tipp 5 bereits geschildert, Lieferanten oft nur schwer davon abzuhalten sind, telefonisch Kontakt mit dem für die Ausschreibung zuständigen Einkäufer oder Mitarbeiter des Fachbereichs aufzunehmen, bietet es sich an, im Vorfeld die Telefonzentrale über die Ausschreibung zu informieren und anzuweisen, Anrufe von Ausschreibungsteilnehmern gar nicht erst zu Ihnen durchzustellen.

Tipp 7: Spezifikationen
Die exakte und nicht herstellerbezogene Spezifikation der auszuschreibenden Artikel gehört zu den Kernelementen jeder Ausschreibung. Solche Spezifikationen erlauben es dem Lieferanten, ein qualifiziertes Angebot zu unterbreiten. Sind die Spezifikationen nicht eindeutig, so läuft man Gefahr bei der Auswertung der Angebote der Lieferanten ‚Äpfel mit Birnen‘ zu vergleichen. Aus diesem Grund ist höchste Sorgfalt beim Umgang mit Spezifikationen angesagt. Falls Sie selbst nicht in der Lage sind Artikel zu spezifizieren, sollte das ein Experte aus dem Fachbereich für Sie übernehmen. Falls in Ihrem Unternehmen das benötigte Fachwissen gar nicht vorhanden ist, sind externe Experten zu Rate ziehen – auch wenn dadurch zusätzliche Kosten anfallen. Die Mehrkosten werden mit dem guten Ergebnis der Ausschreibung mehr als wett gemacht.

Tipp 8: Feedback an Lieferanten
Am Ende des Ausschreibungsprozesses senden viele Unternehmen den Ausschreibungsteilnehmern, die sich nicht durchsetzen konnten, ein Absageschreiben. Das beginnt in vielen Fällen mit der unpersönlichen Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ und setzt mit Floskeln fort: „Wir müssen Ihnen leider mitteilen, dass wir Sie diesmal nicht berücksichtigen können“ und „Wir danken Ihnen für die Teilnahme an unserer Ausschreibung“. Eine solche Absage motiviert kaum, bei zukünftigen Ausschreibungen mit zu bieten. Beginnen Sie deshalb Ihr Absageschreiben mit einer persönlichen Anrede, und geben Sie dem Lieferanten ein kurzes Feedback, warum er diesmal den Zuschlag nicht erhalten hat. Der Lieferant fühlt sich damit als Wettbewerber ernst genommen, erhält Ansatzpunkte, wie er sich für zukünftige Ausschreibungen besser aufstellen kann und wird motiviert, an den folgenden Ausschreibungen wieder teilzunehmen.

Tipp 9: Bewertungskriterien
Bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen begehen Unternehmen den Fehler, in einem ersten Schritt Fragen für die Ausschreibungsunterlagen zu formulieren und in einem zweiten Schritt die Bewertungskriterien zu definieren. Zum Teil werden die Bewertungskriterien erst nach Erhalt der vom Lieferanten ausgefüllten Ausschreibungsunterlagen festgelegt, was die Vergabe der Bewertungskriterien verzerren kann. Erfolgreicher ist hier das Unternehmen, das diszipliniert vorgeht: Legen Sie zuerst die Bewertungskriterien fest. Strukturieren Sie dann den Fragenkatalog für die systematische Sichtung der Ausschreibungsunterlagen. Auf diese Weise stehen Ihnen bei der Auswertung der Ausschreibungsunterlagen die nötigen Informationen zur Verfügung.

Tipp 10: Auswertungstool
Eine erstaunliche Anzahl von Ausschreibungen wird mit einer begrenzten Anzahl von Ausschreibungsteilnehmern durchgeführt. In den Unternehmen scheint nicht die Kapazität vorhanden zu sein, um eine Ausschreibung mit vielen Teilnehmern auszuwerten. Dass heutzutage Kapazitäten in Unternehmen begrenzt sind und Einkäufer Ausschreibungen zusätzlich zu ihrem Tagesgeschäft durchführen, ist nicht von der Hand zu weisen. Diese Problematik sollte sich aber nicht negativ auf die Anzahl der zur Ausschreibung eingeladenen Teilnehmer und den Erfolg Ihrer Ausschreibung auswirken. Wie können Sie dem Problem beikommen? Die Lösung liegt in der gut durchdachten Konzeption der Ausschreibungsunterlagen. Erheben Sie in der Ausschreibung ausschließlich Informationen, die von Relevanz sind und erzeugen Sie keinen unnötigen Datenfriedhof. Nehmen Sie die Auswertung in Microsoft Excel vor, und steuern Sie sie über Makros. Das spart kostbare Zeit, auch bei umfangreichen Ausschreibungen mit vielen Teilnehmern.

Tipp 11: Vermeiden Sie Zweifel an der Echtheit der Ausschreibung
In einigen Ausschreibungen vermuten Lieferanten Scheinausschreibungen, die einzig zum Ziel haben, bestehende Lieferanten unter Druck zu setzen um einen Preisnachlass zu erwirken. Wirken Sie solchen Mutmaßungen entgegen und vermeiden Sie Zweifel an der Echtheit der Ausschreibung. Teilen Sie den Ausschreibungsteilnehmern offensiv und explizit mit, dass es sich bei Ihrer Ausschreibung nicht um eine Scheinausschreibung handelt. Machen Sie deutlich, dass Sie ernsthaftes Interesse daran haben neue Lieferanten kennen zu lernen und zu einem Lieferantenwechsel gegebenenfalls bereit sind. Das fördert die Motivation der Lieferanten an der Ausschreibung teilzunehmen und erhöht die Chance auf eine gute Teilnahmequote.

Tipp 12: Submissionsverfahren
Dem sogenannten „letzen Call“ gilt eine andere Sorge einiger Lieferanten. Im letzten Call kurz vor Ausschreibungsende wird der bisherige Lieferant von einem Mitarbeiter des ausschreibenden Unternehmens über die Preise der Wettbewerber informiert um sie zu unterbieten. Die Sorge der Lieferanten führt dazu, dass sie zwar an der Ausschreibung teilnehmen, aber kein ernsthaftes (preisaggressives) Angebot abgeben. Ein Zuschlag scheint unerreichbar. Die Anwendung des Submissionsverfahrens schafft Abhilfe. Im Submissionsverfahren geben alle Ausschreibungsteilnehmer die Ausschreibungsunterlagen in einem geschlossenen Umschlag ab. Die verschlossenen Umschläge werden an einem vorher festgelegten Datum nach dem vier Augen Prinzip geöffnet. Preisabsprachen haben bei diesen Verfahren keine Chance.

Fazit
Unsere zwölf Tipps helfen Ihnen das Thema Ausschreibung strategisch anzugehen. Sie werden den Erfolg Ihrer Ausschreibung damit deutlich steigern. Freuen Sie sich auf die nächste Gelegenheit, in der Sie Ihre neue Strategie testen können.

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