Donnerstag, 24 März 2016 08:45

Sauber einkaufen: Tipps zur Beschaffung der Gebäudereinigung

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Das Reinigen von Gebäuden und die Grünanlagenpflege gehören zu den Dienstleistungen, die Unternehmen schon lange aus dem Haus geben. Das kosten- und zeitintensive Reinigen und Pflegen, oder die Organisation davon, besorgen Spezialisten, die Reinigungsdienstleister. Mehrere Millionen Euro können dafür pro Jahr auflaufen. Solche Volumen schreien geradezu nach Kostenreduzierung. Weil aber nicht jedes Unternehmen den strategischen Einkaufsprozess mit der ihm gebührenden Aufmerksamkeit angeht, wird ein ums andere Mal Einsparpotential verschenkt. Wir haben einige Tipps für Ihren Beschaffungsprozess.

1. Kühlen Kopf im heiß umstrittenen Markt bewahren:
Die Eintrittsbarrieren in den Markt sind gering, eine Substitution der traditionellen Reinigung ist nicht in Sicht. Eine Vielzahl von Dienstleistern tummelt sich auf dem Markt. Die Unternehmensgröße reicht von Ein-Mann-Betrieben, die sich auf Privathaushalte spezialisiert haben, bis zu integrierten Facility Management Konzernen, die neben der Gebäudereinigung auch z. B. Hausmeister- und Sicherheitsdienstleistungen anbieten. Der Einkäufer hat die Wahl und muss gewahr sein, dass in der Regel außerordentlich gut geschultes Vertriebspersonal unterwegs ist. Die wichtigen Eckdaten des Marktes und der Unternehmen sollte der Einkäufer stets zur Hand haben, um Markt und Anbieter faktenorientiert zu analysieren.

2. Bei harter Konkurrenz fällt die Wahl der Einkaufsstrategie leicht:
Da die Konkurrenz unter Reinigungsdienstleistern groß ist, und Reinigungsdienstleistungen als relative Kosten im Gesamtbeschaffungsvolumen nicht überproportional zu Buche schlagen, kann der Einkäufer auf gute Qualität zu günstigen Preisen setzen.

3. Jedes Reinigungsgewerk (z.B. Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Sonderreinigung, Grünflächen, etc.) getrennt erfassen:
Nur der Überblick über alle Gewerke erlaubt es, den richtigen Dienstleistungsanbieter zu finden. Bei komplexen Reinigungsgewerken wie Maschinenparks bieten zum Beispiel spezialisierte Unternehmen Kostenvorteile gegenüber „Voll-Sortimentern“. Seien Sie also gegebenenfalls auch für die Untervergabe einzelner Gewerke offen.

4. Die Bestimmung der optimalen Reinigungsfrequenz ist entscheidend:
Der Einkäufer hat sorgfältig zu entscheiden, welche Reinigungsintensität angemessen ist. Die Arztpraxis hat andere Standards zur erfüllen als die Kfz-Werkstatt. Klingt selbstverständlich, ist es in der Praxis aber nicht. In der Regel werden Flächen zu intensiv gereinigt. So schlägt sich manch überflüssige Feuchtreinigung als Material- und Arbeitsaufwand massiv in den Kosten nieder. Das sollten Sie vermeiden.

5. Vergleichbare Flächen nach einheitlichen Standards reinigen:
Die Reinigung sollte alle Beteiligten zufrieden stellen. Vertrieb, Kunden und Mitarbeiter von Unternehmen mit Filialnetz wollen beispielsweise überall die gleichen Standards vorfinden. Und die Budgetverantwortlichen durch Vergleichbarkeit den Überblick über das Reinigungsportfolio behalten. Setzen Sie also Standards.

6.Die Konditionen pro Quadratmeter erfassen:
Auf der Grundlage aktueller Raumbücher legt der Reinigungsanbieter die angebotenen Konditionen pro Quadratmeter dar. Die Stundenpreise für Sonderarbeiten, und die Kalkulation von Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge dürfen nicht vernachlässigt werden.

 

7. Viel Reinigungsfläche verlangt nicht notwendigerweise ein großes Reinigungsunternehmen:
Unternehmen mit vielen Flächen unter 200 Quadratmetern an unterschiedlichen, dezentralen Standorten, erhalten in der Regel von kleineren und lokalen Unternehmen die besseren Angebote. Große Dienstleister legen ihr Kostengerüst in der Regel auf die Reinigung von Flächen ab 1.000 m² aus und haben dafür wirtschaftliche Angebote in der Schublade. Mit der Annahme von Kleinflächen schießen bei solchen Unternehmen die Kosten für Anfahrt und Arbeitszeit sowie die Gemeinkosten unverhältnismäßig in die Höhe. Das ist unrentabel für alle Beteiligten. Manche Reinigungsunternehmen teilen dies im Fair Play von sich aus mit; bei anderen ist die Stimmigkeit des Angebots sehr sorgfältig zu prüfen.

Prüfungsmatrix: Welcher Dienstleister passt zu Ihnen?

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8. Die Qualität der Reinigungsleistung muss stimmen:
Zwar kennt sich nicht jeder Einkäufer mit Reinigungstechnologien aus, aber es ist wichtig hier eine Extrameile zu gehen. Hochwertige Beläge brauchen zum Beispiel eine hochwertige Behandlung, um jeden Schaden zu vermeiden. Der Einsatz von Reinigungsmaschinen oder neuen Methoden sichert hohe Produktivitätswerte, die mit günstigen Preisen einhergehen sollten. Wer sich im Bereich etwas auskennt, wird schnell die besseren Verhandlungsergebnisse erzielen.

9. Zuverlässigkeit ist ein Schlüssel zur Kundenzufriedenheit:
Da in der Branche – teils zu Recht – der geflügelte Spruch „Reinigungsdienstleister verdienen ihr Geld mit den Flächen, die sie nicht putzen“ kursiert, spielt in dieser Warengruppe die Sicherstellung der Qualität eine besondere Rolle. Gibt es ein Beschwerde- und Key Account Management auf das der Kunde jederzeit zu greifen kann?

10. Wer sauber ausschreibt, hat halb gewonnen:
Zum Entwurf der Ausschreibungsunterlage siehe unsere „Praxis-Tipp: 12 Tipps für eine erfolgreiche Ausschreibung“ in dem Newsletter 2/10, gerne senden wir Ihnen diese zu. Neben Fragen zu relevanten Unternehmenskennzahlen und -fakten des Dienstleisters (Umsatz, Anzahl Mitarbeiter, Referenzen etc.) steht die Abfrage der Konditionen im Mittelpunkt.

Fazit
Unsere Erfahrung zeigt, dass bei den meisten Unternehmen hohes Einsparpotential im Einkauf der Reinigungsdienstleistung liegt. Aber nur wenn alle Schritte des strategischen Einkaufsprozesses unter Berücksichtigung der o.g. Besonderheiten konsequent durchlaufen werden, können alle Einsparpotentiale identifiziert und gehoben, und die gewünschten Qualitätsstandards erreicht werden. Ein gutes Lieferantenmanagement zur Sicherstellung von Qualität und Angemessenheit der Dienstleistung spielt die entscheidende Rolle in einer erfolgreichen Zusammenarbeit.

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