Noch immer nehmen in vielen Unternehmen Fachabteilungen den strategischen Einkauf und seine Mitarbeiter nicht als „Bereicherung“ wahr. Stattdessen wird weiterhin, auch nach Einführung des strategischen Einkaufs, der gesamte Einkauf als „Bestellschreiber“ der Fachbereiche angesehen. Wie wirken erfolgreiche Einkäufer diesem Zustand entgegen und wie etablieren sie sich als Mitarbeiter auf einer Augenhöhe mit den internen Kunden?

1. Was Sie zu Ihrem Ziel machen sollten
Ihr Ziel sollte es sein, dass die Fachabteilungen Sie als gleichwertigen Partner ansehen. Nur so können alle Einsparpotentiale identifiziert und gehoben werden. Erfolgreiche strategische Einkäufer verinnerlichen zu diesem Zweck sechs Erfolgsfaktoren.

2. Priorisieren Sie Materialgruppen richtig
Führen Sie ABC-Analysen mit den zu beschaffenden Materialgruppen durch und priorisieren Sie Ihr Vorgehen für die Beschaffungsoptimierung entsprechend. Damit erzielen Sie Einsparungen bei den volumenstarken Materialgruppen und demonstrieren Leistungsfähigkeit und positiven Einfluss.

3. Bauen Sie Produktwissen auf
Um sich mit Lieferanten und internen Kunden auf Augenhöhe abstimmen zu können, ist es zwingend notwendig, dass Sie die Funktionsweise und Zusammensetzung der zu beschaffenden Artikel vollständig durchdringen. So können Sie den relevanten Beschaffungsmarkt optimal abgrenzen und Innovationen identifizieren, die Auswahl der Lieferanten sinnvoll leiten und im Unternehmen Aufgeschlossenheit für Produkttests oder Lieferantenwechsel fördern. Je komplexer die Materialgruppe, umso mehr Zeit werden Sie dafür benötigen. Entscheidend ist deshalb die Unterstützung durch das Top-Management. Dann steht Ihnen und Ihren internen Kunden auch noch genug Zeit zur Kommunikation von aktuellen und zukünftigen Anforderungen und Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung.

4. Pflegen Sie den Kontakt zu Ihren internen Kunden
Eine wichtige Basis für erfolgreiche Einkäufer ist der gute Kontakt zu den internen Kunden. Bauen Sie den Kontakt zu den internen Kunden systematisch auf und pflegen Sie ihn. Das beginnt mit höflichen Umgangsformen und dem Vermeiden „politischer Spielchen“. Vermeiden Sie genauso die voreilige Eskalation bei Problemen. Weiterführend sollten Sie Interesse für die Aufgaben der internen Kunden entwickeln und in ungezwungenen Gesprächen die Beziehung pflegen. Sie werden von den Anforderungen und Problemen Ihrer internen Kunden zeitnah erfahren, und können sie schneller angehen und umsetzen.

5. Machen Sie sich den Beschaffungsmarkt zu eigen
Um günstige Preise zu erzielen, und relevante Einsparungen zu realisieren, brauchen Sie fundierte Kenntnisse über die Beschaffungsmärkte Ihrer Materialgruppen. Ausgangspunkt ist die Analyse der aktuellen Lieferanten. Was unterscheidet die bisherigen Lieferanten vom Wettbewerb? Warum wurden sie ausgewählt? Was sind ihre Stärken und Schwächen und können sie die gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen der internen Kunden erfüllen? Mit der Beantwortung dieser Fragen ist eine gute Grundlage geschaffen, um den Beschaffungsmarkt zu analysieren. Nutzen Sie hierfür die verschiedenen Quellen (Verbände, IHK/AHK, Suchmaschinen, Datenbanken, Literatur, Messen, …). Der strukturierte Aufbau von Beschaffungsmarktkenntnissen ist allerdings erst die halbe Miete – pflegen Sie kontinuierlich das gewonnene Wissen und bauen Sie es aus. Halten Sie dazu laufend Kontakt zu den bekannten Lieferanten und anderen relevanten Marktteilnehmern. Besuchen Sie Lieferanten, Fachmessen, Kongresse und lesen Sie die wichtigen Fachzeitschriften. Holen Sie regelmäßig Lieferantenselbstauskünfte ein und führen Sie Ausschreibungen durch, um gleichermaßen den bekannten und neuen Lieferanten eine Chance zu geben. Bei der Auswahl der Bieter sollten Ergebnisse vergangener Ausschreibungen keinen Einfluss auf die berücksichtigten Lieferanten haben.

6. Geben Sie Ihre Marktkenntnisse an die internen Kunden weiter
Teilen Sie Ihr Wissen über den Beschaffungsmarkt mit den internen Kunden. Andernfalls treffen die internen Kunden evtl. Lieferantenentscheidungen am Einkauf vorbei. Von Vorteil wäre es, Ihre Marktkenntnisse in regelmäßigen Meetings zu kommunizieren und dann mit den internen Kunden interessante Entwicklungen am Markt (relevante Innovationen und mögliche Anpassungen der Produkte nach Gesichtspunkten der Beschaffungsoptimierung) zu diskutieren. Solche Treffen geben auch Raum für gegenseitige Kritik und die Diskussion der nächsten Schritte.

7. Realisieren und kommunizieren Sie Ihre Einkaufserfolge
Mit Ihrem Produkt- und Beschaffungsmarktverständnis werden Sie den strategischen Einkaufsprozess nicht stoisch nach einem festen Rhythmus (z.B. alle drei Jahre) durchführen, sondern ein Gefühl für den Markt entwickeln und den Zyklus flexibel anpassen. Auf diese Weise erzielen Sie Einsparungen auf rückläufigen Märkten und sichern Jahre im Voraus vertraglich die vereinbarten Preise. Genauso wichtig wie die Erzielung dieser Einsparungen ist ihre transparente Messung und der daraus resultierende Nachweis. Sowohl die internen Kunden als auch das Top-Management kommen dann nicht mehr an Ihrer strategischen Einkaufsabteilung vorbei. Achten Sie darauf, dass alle erzielten Einsparungen GuVrelevant sind, so dass sie gegen historische und nicht gegen neue Baselines gemessen werden.

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